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News-Flash
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DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis als Shared Service
2018-03-01
„Alle gängigen kommunalen Verarbeitungstätigkeiten, Anwendungen und Auftragsverarbeiter in einer formularbasierten Lösung zu geringstmöglichen Kosten“, so lautet die Kurzbeschreibung des neuen Services, der ab Ende März allen Städten und Gemeinden als AddOn-Modul zu amtsweg.gv.at von IT-Kommunal zur Verfügung gestellt wird. Eine Vorbestellung ist bereits möglich.
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amtsweg.gv.at goes smart
2018-03-01
Kommunales M-Government für 700 Gemeinden und 30.000 Formulare: Ab März 2018 können alle Online-Formulare von amtsweg.gv.at direkt aus der Gemeinde Info und Service App „Gem2Go“ aufgerufen werden. Möglich macht dies eine Kooperation zwischen IT-Kommunal und RIS Kommunal.
IT-Kommunal News
M-Government: Mobile Antragstellung in Städten und Gemeinden
Alle amtsweg.gv.at-Formulare nun auch in der Gemeinde-App „Gem2Go“ verfügbar
Was der Bund im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie plant, ist in den Gemeinden bereits seit März 2018 Realität: Die Erledigung von Behördengängen via Smartphone-App! Alle Online-Anträge des führenden kommunalen Formularservices „amtsweg.gv.at“ stehen ab sofort automatisch in der weit verbreiteten Gemeinde-App „Gem2Go“ zur Verfügung. Selbstverständlich barrierefrei und optimiert für mobile Endgeräte.
Möglich wird dieser große Schritt von E-Government zu M-Government durch eine enge Kooperation der beiden Marktführer IT-Kommunal im Online-Formularwesen und RIS GmbH im Bereich kommunales Content Management.
Mit dem kommunalen Formularservice „amtsweg.gv.at“, der im Auftrag des Österreichischen Städtebundes betrieben wird, stehen insgesamt rd. 37.000 Online-Formulare für etwa 650 Städte und Gemeinden zur Verfügung. Mehr als die Hälfte aller österreichischen Gemeinden gestalten und warten ihre Homepage mit einer Software der RIS GmbH. Hunderte davon nützen die Möglichkeit, ausgewählte Inhalte ihrer Website auch automatisch in der Gemeinde-App „Gem2Go“ optimiert für mobile Geräte anzeigen zu lassen. Kommunale Basis-Informationen stehen in der App aber für jede der 2.100 Städte und Gemeinde zur Verfügung – nämlich offene, frei zugängliche Daten, die auf der zentralen österreichischen Open Government Data-Plattform „data.gv.at“ von Bund, Ländern und Gemeinden publiziert werden.
„Dass gerade die Städte und Gemeinden als Erste den Schritt von E-Government zu M-Government setzen, war naheliegend“, so OSR Dr. Thomas Weninger, Generalsekretär des Österreichischen Städtebundes, „stehen diese doch den Bürgerinnen und Bürgern mit ihren Dienstleistungen am nächsten. Das mobile Angebot – insbesondere der größeren Städte und Gemeinden – reicht bereits jetzt schon von Apps für die Meldung von Bürgeranliegen über eine mobile Wasserzählerstands-Ablesung bis zu einer Verwaltung der Müllabfuhrintervalle. Da stellen mobile Online-Formulare nur eine logische Weiterentwicklung dar“.
„M-Gov“ nennt sich folglich auch die auf den ersten Blick sichtbare Auszeichnung all jener Städte und Gemeinden, die seit März 2018 ihren Bürgerinnen und Bürgern smarte mobile Online-Formulare in der Gem2Go-App zur Verfügung stellen. Die Gem2Go-App steht sowohl für Apple, Android- als auch Windows-Geräte in den APP-Stores zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Mehr zu den kommunalen Online-Formularen von amtsweg.gv.at
Ausgewählte kommunale Online-Formularsammlungen sofort bestellen
DSGVO-konformes „Verzeichnis der kommunalen Verarbeitungstätigkeiten“ wird neues AddOn-Modul für amtsweg.gv.at
Eine wichtige Komponente der DSGVO-Umsetzung stellt das sogenannte „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ dar. Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind unter Berücksichtigung verschiedener Informationen, die gem. DSGVO enthalten sein müssen, in einem solchen Verzeichnis zu dokumentieren.
Aufbauend auf das „kommunale Muster-Verarbeitungsverzeichnis“, welches im Rahmen eines Kooperationsprojekts von Städtebund, Gemeindebund und Bundeskanzleramt mit der FH Hagenberg ausgearbeitet wird, entwickelt IT-Kommunal derzeit im Auftrag des Österreichischen Städtebundes eine Online-Version dieses Verarbeitungsverzeichnisses.
Dabei handelt es sich um ein einfaches, formularbasiertes Online-Tool auf technischer Grundlage des kommunalen Online-Formularservices „amtsweg.gv.at“, das bereits mit den
- gängigen kommunalen Anwendungen,
- kommunalen IT-Dienstleistern und
- kommunalen Standard-Verarbeitungen von personenbezogenen Daten
vorbefüllt ist und sehr einfach an die individuellen Gegebenheiten in der Gemeinde angepasst bzw. um diese erweitert werden kann.
Entscheidender Vorteil dieses Lösungsansatzes ist aber, dass es sich dabei um einen „Shared Service“ handelt, bei dem auch jede einzelne teilnehmende Gemeinde optional die Möglichkeit hat, „ihre“ Verarbeitungen als Vorlage für alle anderen Gemeinden zur Verfügung zu stellen, sozusagen ein Paradebeispiel interkommunaler Kooperation!
Ergänzt wird der Service natürlich durch alle von der Gemeinde zur Erfüllung der DSGVO benötigten und exakt an die DSGVO-Anforderungen abgestimmten Online-Formulare wie etwa das Auskunftsersuchen, das Begehren nach Richtigstellung oder Löschung, der Widerspruch etc.
Das Online-Verzeichnis der kommunalen Verarbeitungstätigkeiten ist für alle Nutzergemeinden der Standard-Pakete (Bundesland, Premium) von amtsweg.gv.at kostenlos, Gemeinden mit dem HELP-Basispaket wird ein geringfügiger Aufschlag verrechnet. Der Service kann jedoch auch komplett ohne Bindung an die Online-Formulare von amtsweg.gv.at bezogen werden. Bestandskunden wie auch Neukunden können HIER bestellen.
SCOOP4C
Die Zielsetzung von SCOOP4C (Stakeholder Community for Once-Only-Principle) ist es, die Umsetzung des Grundsatzes der einmaligen Erfassung (Once-only Prinzip) von Bürgerdaten in der öffentlichen Leistungserstellung zu untersuchen, zu diskutieren und zu verbreiten, insbesondere in der gemeinsamen Gestaltung und Bereitstellung (Co-Creation and Co-Production) von öffentlichen Dienstleistungen für Bürger.
Projektbeschreibung
Der Grundsatz der einmaligen Erfassung von Bürgerdaten (Once-only Prinzip) wird durch den EU-eGovernment-Aktionsplan 2016-2020 wie folgt definiert:
„Öffentliche Verwaltungen sollten sicherstellen, dass die Menschen und Unternehmen ihnen dieselben Informationen nur einmal übermitteln. Soweit zulässig, sollten sie diese Daten – unter vollständiger Beachtung der Datenschutzvorschriften – intern mehrmals verwenden, um eine unnötige zusätzliche Belastung der Bürgerinnen und Bürger und der Unternehmen zu vermeiden.“
Die Vision der Europäischen Kommission zum Grundsatz der einmaligen Erfassung ist es, dass “öffentliche Verwaltungen und Regierungsbehörden […] die bereits in ihrem Besitz befindlichen Daten über Bürger und Unternehmen unter der Kontrolle und Zustimmung von Bürgern und Unternehmen wiederverwenden [können], indem sie sie untereinander teilen. Dies ermöglicht ihnen, Verwaltungsdienste in einer proaktiven Weise anzubieten. Die Verwaltungsbelastung von Bürgern und Unternehmen wird verringert, rechtliche Auflagen werden schneller erfüllt und Bürgerdienste werden einfacher und weniger umständlich. Auf breite Skala angewendet kann es auf europäischer Ebene zu einem intelligenten, integrativen und effektiven Grundsatz der einmaligen Erfassung führen.“
Das Once-only Prinzip zielt also darauf ab, den Verwaltungsaufwand so zu reduzieren, dass die Bürger den öffentlichen Verwaltungen nicht mehr wiederholt die gleichen Informationen übermitteln müssen, wenn diese Daten bei den Behörden schon vorliegen.
Die Europäische Kommission finanziert SCOOP4C im Rahmen des Horizon 2020 Programms als Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahme. Das Projekt hat die folgenden sechs Ziele, um zur oben genannten strategischen Vision beizutragen:
- Nachhaltiger Aufbau einer Stakeholder Community (SCOOP4C Community), in der die Mitglieder ihre Erfahrungen in der Umsetzung des Once-only Prinzips für Bürgerinnen und Bürger austauschen und verbreiten. Ebenso werden Barrieren und förderliche Bausteine / Wegebereiter zur Realisierung des Grundsatzes der einmaligen Datenerfassung adressiert.
- Identifikation, Sammlung und Verbreitung von Good Practice Fällen zur Umsetzung des Grundsatzes zur einmaligen Datenerfassung für Bürgerinnen und Bürger in ganz Europa. Ebenso soll eine Wissensbasis zu den Anwendungsfällen sowie zu dem Verständnis der derzeit vorhandenen Konzepte, Ansätze und Lösungen zum Once-only Prinzip aufgebaut werden.
- Diskussion der Herausforderungen, der Bedarfe und des Nutzens der weitreichenden Implementierungen und Verbreitung des Grundsatzes zur einmaligen Erfassung im Kontext der gemeinsamen Gestaltung und Bereitstellung (Co-Creation and Co-Production) von öffentlichen Dienstleistungen, an denen Bürger und die öffentliche Verwaltung als Datenbereitsteller und Datennutzer beteiligt sind.
- Herleitung von Schlussfolgerungen und Empfehlungen aus dem Vergleich von bestehenden Best Practices; ebenso Empfehlungen zur Handhabe der Bedarfe und Herausforderungen, einschließlich Handlungsempfehlungen an die politischen Akteure hinsichtlich eines notwendigen Paradigmenwechsels im öffentlichen Sektor und bei den Bürgern, um das Vertrauen in die im Kontext des Once-only Prinzips innerhalb der öffentlichen Verwaltungen geteilten Daten der Bürger aufzubauen, und damit die Bürgerinnen und Bürger nicht mehr mit dem wiederholten Beibringen der gleichen Daten im Kontext öffentlicher Dienstleistungen zu belasten.
- Identifikation relevanter Akteure in vorhandenen Umsetzungen des Once-only Prinzips; sowie Entwicklung eines strategischen Stakeholder-Beteiligungsplans, um eine nachhaltige Umsetzung des Grundsatzes zur einmaligen Datenerfassung mit einer großen Stakeholderbeteiligung in verschiedenen Co-Creation und Co-Production Anwendungskontexten zu gewährleisten.
- Entwicklung eines realistischen und umsetzbaren Aktionsplans mit zukünftige Handlungsfeldern, um die Konzepte und Implementierungen des Grundsatzes der einmaligen Datenerfassung für Bürgerinnen und Bürger umzusetzen, zu verbreiten und zu erhalten.
Die erwarteten Ergebnisse in SCOOP4C sind im Folgenden dargestellt:
Die Arbeitsgruppe E-Government der Universität Koblenz-Landau koordiniert das Projekt.
Projektpartner
- Universität Koblenz-Landau, Deutschland
- ]init[ Digitale Kommunikation, Deutschland
- Centre for Research and Technology Hellas, Griechenland
- e-Governance Academy, Estland
- IT-Kommunal GmbH, Österreich
Projektinformation
Finanziert durch: Horizon 2020 Programm der Europäischen Kommission, Co-creation-05-2016 (Co-creation between public administrations: once-only principle)
Projektlaufzeit: 2016/11/01 – 2018/10/31
Homepage: https://scoop4c.eu/
Soziale Medien
Facebook: www.fb.me/SCOOP4C
Twitter: www.twitter.com/SCOOP4C
LinkedIn: www.bit.ly/2lKVV1Z
Mitarbeiter/innen
Dr. Ronald Sallmann
Vanessa Kroyer, BA
Produktneuheiten
Mikado
MIKADO“ wurde von IT-Kommunal entwickelt um die Prozesse rund um die Verwaltung von Akten und Dokumenten zu vereinfachen und mit Funktionalitäten von Microsoft SharePoint 2010 (z.B. Dokumentenmanagement, Volltextsuche,…) zu erweitern.
Es wurde viel Wert auf einfache und intuitive Bedienung gelegt, um den Benutzern ein einfaches und zu gleichzeitig mächtiges Arbeitswerkzeug in die Hand zu legen.
Posteingangsmanagement
Auf Grund der Vielzahl an unterschiedlichen Einbringungsmöglichkeiten ist eine effiziente Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung aller eingehenden Anliegen und Anträge das Ziel jeder Organisation. Ein zentrales Posteingangsmanagement bündelt hierbei alle Eingangskanäle, ermöglicht eine entsprechende Administration und schafft auf Grund dessen eine optimale Aufgabenverteilung, Kontrolle und Beauskunftungsmöglichkeit.
Aus diesem Grund sollte jede Organisation, die über die unterschiedlichen Kanäle eingebrachten Eingänge erfassen, digitalisieren und rasch an die verantwortlichen Stellen weiterleiten, wo sie effizient und in geforderter Qualität abgearbeitet werden können.
Das digitale Posteingangsmangement löst diese Problemstellung. Organisationen wird eine effiziente Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung der Anliegen und Anträge ermöglicht.