Warum Dokumente und Anliegen elektronisch verwalten?

Behörden werden immer stärker zum Dienstleister der Bürger und Bürgerinnen. Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung ist notwendig, die Vorteile durch den Einsatz elektronischer Prozesse zu nutzen, um so den Kommunalverwaltungen und den Bürgern Zeit und Kosten zu sparen.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten wie eine Gemeinde die eingehenden Wünsche und Anfragen, unabhängig vom Eingangskanal, digitalisieren und somit für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit in der Bearbeitung erfassen kann. Was früher in Form eines Papier-Posteingangsbuches oder als Aktennotiz erfasst wurde und deswegen unwiederbringlich verloren war, kann heute auf digitalem Wege mühelos kategorisiert, bearbeitet und archiviert werden.

Für eine effiziente Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung der Anliegen und Anträge liegt der Wunsch jeder Organisation nahe, bei der Vielzahl von Einbringungsmöglichkeiten, alle Eingangskanäle zentral zu bündeln und entsprechend zu administrieren, um so eine optimale Aufgabenverteilung, Kontrolle und Beauskunftungsmöglichkeit zu erhalten. Acta Nova wurde auf Basis den Anforderungen von österreichischen Kommunen entwickelt und bietet alle wichtigen ELAK-Funktionen.

Wie kann IT-Kommunal mit Acta Nova unterstützen?

Acta Nova Features

• Vereinfachung und Verbesserung der Recherche nach Akten, Geschäftsfällen, Geschäftsstücken
• Selbst definierbare Fachdaten (frei definierbare Felder, die je nach Bereich flexibel vergeben werden)
• Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Wegfall von Liege- und Transportzeiten
• Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten und Akten
• Parallele Bearbeitung durch mehrere, örtlich getrennte Anwender
• Vollständige Revisionssicherheit
• Reduktion von Papierakten
• Bereitstellung eines behördenspezifischen Berechtigungssystems
• Möglichkeit zum Datenaustausch über EDIAKT-Schnittstelle
• Nahtlose Anbindung von Internetformularen, wie dem kommunalen Formularservice www.amtsweg.gv.at
• Standardisierte Schnittstelle zur einfachen Anbindung von unterschiedlichen Scannern mit automatischer Dokumententrennung und Datenübernahme aus den gescannten Dokumenten
• Verwendung eines voll integrierten Bürgeranliegenmanagements