Wie erfolgt eine Einführung von Acta Nova?

Die Einführung eines ELAK bedeutet einen Paradigmenwechsel in der Abwicklung von Verfahren. Sie hat größere organisatorische Veränderungen zur Folge, da in den umzusetzenden Verwaltungs- bzw. Verfahrensbereichen wesentliche Teile der Aufbau- und auch Ablauforganisation elektronisch abgebildet werden müssen. Um eine optimale Bearbeitung der eingegangene Wünsche und Anliegen zu gewährleisten ist es bei der der Einführung von Acta Nova unbedingt notwendig eine Reihe organisatorischer Fragestellungen im Zuge der Einführung zu beantworten.

Organisatorische Fragestellungen zur Einführung

• An welcher Stelle (im Haus oder extern) wird die Post geöffnet und digitalisiert?
• Welche Eingänge können und dürfen nicht geöffnet/digitalisiert werden?
• Was passiert mit den Schriftstücken nach der Digitalisierung?
• Was passiert mit den Schriftstücken, die nicht digitalisiert wurden?
• Wie erfolgt die Verteilung von elektronischer/nicht elektronischer Post im Hause?
• Wie erfolgt die Archivierung und Vernichtung der Dokumente?
• Wie erfolgt die Einbindung von elektronischen Einbringungsarten wie E-Mail und Internetformulare?
• Wie erfolgt die Einbindung von Anliegen, die per Telefon oder ad personam eingebracht werden (Stichwort „Bürgeranliegenmanagement“)?

Was bietet IT-Kommunal?

Was kostet Acta Nova?

Bei Acta Nova handelt es sich um eine professionelle und hochgradig anpassbare Lösung für elektronisches Akten-, Dokumenten- und Vorgangsmanagement. Im Gegensatz zu vielen anderen Softwareprodukten bietet IT-Kommunal mehrere, auf die spezifischen Kundenanforderungen abgestellte Möglichkeiten einer Nutzung (=Lizenzierung) von Acta Nova.

Die gängigste Variante ist jene eines von der AnwenderInnen-Zahl abhängigen Nutzungsentgelts („pay per use“). So erspart sich der Kunde die hohen Kosten einer ein- und erstmaligen Lizenzierung und kann in einem kleinen Teilbereich mit der Nutzung beginnen und in weiterer Folge Zug um Zug ausbauen. Das jährliche Nutzungsentgelt beinhaltet bereits die Softwartung, sodass für den Kunden keine weiteren Kosten anfallen. Das jährliche Nutzungsentgelt ist abhängig von der Anzahl der AnwenderInnen (degressives Tarifmodell, d.h. je mehr AnwenderInnen, desto niedriger das Nutzungsentgelt je AnwenderIn) und wird auf Basis „named user“, also tatsächlicher MitarbeiterInnen, die mit Acta Nova arbeiten, verrechnet.

Vom Hersteller wird weiters auch die Möglichkeit einer einmaligen Lizenzierung in Verbindung mit einem jährlichen Wartungsentgelt (Software-Assurance) angeboten. Die Lizenzkosten sind – wie auch bei der Variante eines jährlichen Nutzungsentgelts – abhängig von der Anzahl der AnwenderInnen.

Da es sich bei Acta Nova um eine sehr leistungsfähige Softwarelösung handelt, bedarf die Einführung eines gut geplanten, auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden abgestimmten und sorgfältig umgesetzten Einführungsprojekts. Hierbei kommt den Gemeindekunden die umfassende Erfahrung der  IT-Kommunal aus den bisherigen Einführungsprojekten zu Gute, da bereits auf eine Fülle an Erfahrungswerten und gemeindespezifischen Vorlagen, Regelwerken & Empfehlungen zurückgegriffen werden kann.

Aufgrund der verschiedenen Möglichkeiten der Lizenzierung bzw. des Betriebs von Acta Nova können an dieser Stelle seriöser Weise keine absoluten Zahlen publiziert werden. Bei Interesse nehmen sie bitte direkten Kontakt mit dem/n Ansprechpartner(n) in der IT-Kommunal auf.