E-Zustellung

Die elektronische Übermittlung von Postsendungen ist aus wirtschaftlicher Sicht sicherlich einer der attraktivsten E-Government-Bereiche für Kommunen. Schließlich werden jährlich viele tausende Sendungen zu eigenen Handen (RSa und RSb) versandt. Das Volumen an einfacher Briefpost, also Sendungen, die nicht unter das Zustellgesetz fallen, beläuft sich sogar auf das rund Zehnfache, Massensendungen noch gar nicht berücksichtigt. Berücksichtigt man die Gesamtkosten für den Postversand (inkl. Porto auch Kuverts, Papier, Ausdruck und Manipulationsaufwand) liegen die jährlichen Kosten auch bei mittleren Gemeinden  im hohen 5stelligen Euro-Bereich, wie eine aktuelle Studie des Österreichischen Städtebundes eindrucksvoll nachweist.

Bei der von IT-Kommunal angebotenen „E-Übermittlung“ können sämtliche elektronisch erstellten Erledigungen aus beliebigen Verfahrens- und Leistungsbereichen vollständig einer elektronischen Abfertigung zugeführt werden. Die Überprüfung jeder einzelnen Sendung auf elektronische Übermittelbarkeit findet bereits außerhalb des IT-Systems der Kommune statt. Kann ein elektronischer Empfänger ermittelt werden, so erfolgt eine elektronische Zustellung, alle übrigen Sendungen werden auf eine Druckstraße umgeleitet und dort auf herkömmlichem Wege abgefertigt. Der Absender hat dabei die Wahl zwischen der "sicheren" Zustellung im Sinne des Zustellgesetzes, welche in erster Linie für Sendungen zu eigenen Handen benötigt wird, und "qualified Mail", einer speziellen Form von E-Mail, bei der im Falle einer Unzustellbarkeit die Sendung ebenfalls auf eine Druckstraße umgeleitet und herkömmlich verschickt wird.

Der große Charme dieser Lösung liegt im geringen Aufwand für die Gemeindeverwaltung. Es bedarf ausschließlich einer einmaligen Anbindung jener Fachanwendungen, aus denen Sendungen elektronisch übermittelt werden sollen. Für die gängigen kommunalen Fachanwendungen und ELAK-Systeme liegen bereits Schnittstellen und Erfahrungswerte vor.

Für alle jene Versandstücke, die nicht aus einer kommunalen Fachanwendung kommen (z.B. mit Word erstellte Schreiben, Dokumente etc.) stellt IT-Kommunal als sehr praktikable Alternative je nach Wunsch entweder eine lokale zu installierende Softwarelösung oder eine internetbasierte Webanwendung zur Verfügung.

Zusätzlich kann auch die Amtssignatur von elektronischen Erledigungen vorgeschaltet werden. Damit ist der gesamte, E-Government-konforme Abfertigungsprozess ohne nennenswerten Aufwand für die Kommune abgedeckt.

Nutzungsvorteile für alle Teilnehmer der Dualen Zustellung:

• der Gemeindeverwaltung, die kaum bis keine Initialkosten (je nach Art und Weise der Einbindung der dualen Zustellung) hat und umso mehr Kosten einspart, je mehr elektronisch übermittelt werden kann, da die anfallenden Kosten immer stückgenau abgerechnet werden und in jedem Fall niedriger sind als die herkömmlichen Manipulations-, Material- und Portogebühren;
• dem Bürger, weil er den Schriftverkehr der Gemeinde bequem in sein Postfach übermittelt bekommen und sich – insbesondere bei einer Zustellungen zu eigenen Handen – den mühsamen Weg zum Postamt ersparen kann.

Wie kommt die Gemeindeverwaltung zur „dualen Zustellung“:

• Vorabklärung des initialen Setups mit IT-Kommunal (aus welchen Anwendungen soll elektronisch zugestellt werden, soll die gewählte Anwendung für Duale Zustellung und Amtssignatur genützt werden etc.)
• Abschluss einer Nutzungsvereinbarung mit IT-Kommunal 
• Anbindung der gewünschten Anwendungen (durch Techniker der Fa. Exthex) und Setzen von Marketingmaßnahmen (z.B. Informationsblatt als Beilage zu Hausbesitzabgaben etc.)
• Einbinden einer Webseite für die Registrierung von Bürgern für eine elektronische Übermittlung einfacher Postsendungen
• Monatliche oder quartalsmäßige Verrechnung der elektronischen Übermittlungen nach exakter Aufschlüsselung durch IT-Kommunal.