Das Problem

Wer hat sich noch nicht über Software mit ausuferndem Funktionsumfang geärgert, von dem man in der Gemeinde ohnehin nur wenig nutzt, aber dennoch für das gesamte Leistungspaket zahlen muss?

Warum ein komplettes ELAK-System betreiben und bezahlen, wenn man nur seine Eingangspost erfassen und verwalten will?

Welcher Amtsleiter stöhnt nicht unter der Last dicker Postmappen, wichtigen E-Mails verteilt auf persönliche Postfächer und damit der Wahrnehmung entzogen, der mangelnden Erfassung von Bürgeranliegen und dem Ausdrucken elektronisch eingebrachter Anträge?

Die Lösung

Genau bei diesen aufgezeigten Schwachstellen setzt der Lösungsansatz von IT-Kommunal an. Das elektronische Postbuch bietet die Möglichkeit alle Eingänge verschiedenster Herkunft in einem einzigen System zu registrieren, gemeindeintern zentral abzulegen und elektronisch im Hause zu verteilen. Die gesamte eingehende Papierpost kann einfach nach dem Scannen, komfortabel registriert und an die zuständigen Abteilungspostkörbe oder Mitarbeiter elektronisch verteilt werden. Selbstverständlich ist jederzeit über eine integrierte Volltextsuche oder über die frei definierbare individuelle Beschlagwortung eine umfassende Suche, ja nach individuellen Berechtigungen möglich.

E-Mails sind auf Knopfdruck direkt aus Outlook in das zentrale Postbuch zu übernehmen und werden automatisch in den dafür vorgesehenen Bereichen abgelegt.

Daten aus elektronischen Anträgen werden ebenso automatisch übernommen und im digitalen Postbuch registriert.

Telefonisch oder persönlich eingebrachte Bürgeranliegen können mit dem integrierten „Bürgeranliegen-Modul“ im gleichen System ebenso angelegt werden und sorgen so für eine hundertprozentige Abdeckung aller Kontakte mit Bürgern und Gewerbetreibenden, egal wie dieser Kontakt auch erfolgt ist – absolut transparent und über ein zentrales Berechtigungssystem völlig bedarfsorientiert schützbar.

Was benötigt eine Gemeinde um zu starten?

Sämtliche E-Government-Module werden von IT-Kommunal als zentral betriebene Services zur Verfügung gestellt. Lokal wird auf den Arbeitsplätzen nur ein Webbrowser und eine gute Internet-Anbindung benötigt, es sind keinerlei Infrastruktur-Neuanschaffungen notwendig. Oftmals kritische Anforderungen wie Verfügbarkeit, Sicherheit und Datensicherung sind damit vollständig abgedeckt und belasten nicht die IT-Verantwortlichen in der Gemeinde.